ALA Finanza agevolata
Cultura del miglioramento continuo — uno Sprint decisivo per un'espansione aziendale sostenibile
ALA è una società di Gruppo NSA dedicata alle imprese che necessitano di supporto per accedere agli strumenti di finanza agevolata e che vogliano intraprendere un percorso di sostenibilità aziendale ESG compliant. Nata nel 2019, ALA — attraverso il suo team di professionisti — offre una consulenza completa per l’accesso ad agevolazioni e contributi pubblici con un’attenzione molto alta alla creazione di valore per il cliente e ad un’assistenza continuativa nello sviluppo del proprio percorso ESG.
Alla ricerca di un partner che la guidasse in un percorso di trasformazione aziendale, ALA ha individuato in Onoblo la collaborazione ottimale per promuovere anche una cultura di miglioramento continuo: leggi per scoprire obiettivi, attività e risultati che abbiamo raggiunto insieme!
INTRO
In un momento di forte espansione, ALA ha percepito la necessità di consolidare la propria struttura e di migliorare l’organizzazione interna, con la volontà di accompagnare l’evoluzione aziendale senza subire una crescita disordinata. Oltre a una chiara visione di business, fin da subito ALA ha sottolineato l’importanza e la centralità attribuita ai propri collaboratori, assieme al desiderio di costruire una squadra coesa, guidata da princìpi e valori funzionali al raggiungimento degli obiettivi aziendali e al successo del percorso di crescita in atto.
ALA ha quindi trovato in Onoblo il partner ideale per una trasformazione aziendale strutturata, che favorisse il consolidamento della cultura del miglioramento continuo.
COME LO ABBIAMO FATTO
Tutti gli incontri si sono svolti nella sede di Castel Mella (BS) della società e hanno coinvolto varie persone in funzione della fase e dello Sprint Kaizen.
Nella prima fase del progetto, Marco e Paolo hanno seguito il percorso di formazione esperienziale per il management: i contenuti sono stati sperimentati attraverso l’applicazione pratica degli strumenti condivisi (ad es., SIPOC, Makigami, A3 Template, matrici di prioritizzazione), lo svolgimento di giochi di simulazione (ad esempio Jelly Bear catapulta, Fish canvas per comprendere l’importanza della standardizzazione e della riduzione della variabilità nei processi per il livellamento dei carichi di lavoro) e l’utilizzo di MindMap per fissare gli apprendimenti.
Nei workshop di team building della prima fase abbiamo giocato insieme alle persone di ALA a X+Y Game, Ball game, Cinema customer challenge, Paperella Lego ed altri serious games per introdurre in modo giocoso i principi alla base del miglioramento continuo, del lavoro di squadra e della comunicazione efficace.
Sempre nella prima fase, i classici Post-it ci hanno aiutato a facilitare gli incontri con Paolo e Giovanni, per mappare i macro processi aziendali e determinare le priorità aziendali in vista della seconda fase.
Nella seconda fase, un primo Sprint Kaizen ha visto coinvolti Marina, Debora e Fabio come esperti e Marco come responsabile tecnico del processo. Paolo, nel suo ruolo di Operation Manager, ha supervisionato le attività e supportato il gruppo durante il lavoro. Giovanni, nel suo ruolo di Amministratore Delegato di ALA, ha sponsorizzato lo svolgimento dello Sprint Kaizen e si è occupato direttamente di portare a termine alcune azioni richieste dal team di lavoro per la realizzazione di miglioramenti al di fuori della propria sfera di influenza.
Nel secondo Sprint Kaizen, applicato al processo di gestione delle pratiche per Industria 4.0, sono state coinvolte molte più persone sul fronte operativo: Rali, Isabella, Lorenzo, Francesco, Luca, Sara — come specialista del sistema CRM, Paolo — sempre nel suo ruolo di Operations Manager e Marco — che nel frattempo ha assunto anche il ruolo di Lean Champion per l’organizzazione.
Durante lo svolgimento degli Sprint Kaizen abbiamo utilizzato:
- il Makigami, sia per la pre-mappatura e l’allineamento della comprensione del processo esistente (AS-IS) sia per lo sviluppo collaborativo del processo futuro (TO-BE);
- la tecnica dei “5 perché?”, per analizzare i punti dolenti (problemi) evidenziati ed identificarne le cause originanti (root cause);
- incontri periodici di monitoraggio (follow-up meeting) dello stato di avanzamento delle soluzioni identificate, per aiutare il team a mantenere il focus sul miglioramento e per analizzare i benefici ottenuti, con lo scopo di determinare l’impatto positivo di ogni singola variazione del processo.
Al termine di ogni Sprint Kaizen, abbiamo organizzato un workshop — chiamato ENGAGE perché ha coinvolto tutto il personale ALA — in cui abbiamo alternato momenti di Kaizen Cafè (analisi retrospettiva collettiva del lavoro svolto) con momenti di serious gaming. L’obiettivo di questi workshop finali è stato molteplice:
- riuscire a contagiare i colleghi che non hanno partecipato direttamente agli Sprint Kaizen con il senso di potenza ed energia generatosi nel gruppo di lavoro;
- incrementare la conoscenza e la comprensione dei principi del miglioramento continuo e dello spirito del Toyota Way in tutta l’organizzazione;
- rafforzare la sensazione positiva nei confronti dell’applicazione di questi stessi principi;
- stimolare in altre persone dell’organizzazione il desiderio di migliorare il proprio lavoro con un nuovo Sprint Kaizen.
FOCUS: LE PERSONE
Durante il workshop esperienziale, abbiamo proposto diversi serious games. In particolare, nel corso del primo workshop ENGAGE abbiamo utilizzato Dots Game, un gioco che prevede la formazione di gruppi e l’assegnazione di un compito che deve essere svolto da ciascun gruppo in maniera efficiente ed efficace. Ciascun membro di ogni gruppo impersona uno specifico ruolo aziendale.
L’adozione del Dots Game come strumento di facilitazione ha consentito l'acquisizione e l’incremento di consapevolezza sia sul piano del “cosa” che sul piano del “come”:
- sul piano del “cosa” (inerente alla realizzazione del compito da svolgere), abbiamo approfondito il tema degli sprechi nella realtà organizzativa di riferimento e abbiamo compreso come individuare e applicare possibili miglioramenti. È stata evidenziata, inoltre, l’importanza della misurazione come strumento per verificare il miglioramento dei processi organizzativi;
- sul piano del “come” (riguardante le dinamiche relazionali), abbiamo osservato un aumento della collaborazione all’interno del gruppo, un maggiore senso di appartenenza e una sana competizione fra i gruppi. Oltre ad un elevato coinvolgimento da parte del gruppo, è stata riconosciuta l’importanza del confronto, dell’ascolto e del raggiungimento di un obiettivo comune non come “persone isolate”, ma come un “sistema” di persone che interagiscono e si sostengono.
In generale, si è compresa la necessità e la volontà di adottare un atteggiamento di apertura e disponibilità al cambiamento, con la consapevolezza che “si può sempre migliorare”.
E ORA, I RISULTATI
Attualmente, sono stati completati due Sprint Kaizen. Lo svolgimento del primo ha portato all’aumento dell’efficienza e della produttività ed alla riduzione dei tempi di lavoro. L’analisi dei benefici — effettuata dopo tre mesi dal lavoro assieme ad Onoblo — ha mostrato che la maggior parte delle azioni implementate hanno portato guadagni in termini di tempo risparmiato, nello specifico:
- le azioni Concluse durante questo periodo hanno portato un risparmio di tempo valorizzato a 0,6 FTE*;
- le azioni Non Concluse e In corso porteranno nel breve periodo ad un'ulteriore diminuzione del 0,1 FTE;
- le attività che coinvolgono altri reparti e customizzazioni del sistema gestionale porteranno invece un risparmio del 0,4 FTE.
Liberare risorse da attività a non valore aggiunto è proprio l'obiettivo del Toyota Way. Considerata la fase di espansione di ALA, questo rappresenta un’ottima opportunità di crescita a parità di risorse, con persone più motivate ed entusiaste.
I benefici ottenuti e misurati nel secondo kaizen hanno riguardato prevalentemente:
- l’efficientamento dell’operatività in tutte le fasi di gestione delle pratiche con un risparmio di tempo degli addetti nello svolgimento di diverse attività,
- un potenziale incremento dell’utile grazie alla possibilità di aumentare le pratiche gestite a parità di tempo,
- un risparmio economico grazie all’impiego di personale meno costoso per l’attività di controllo documentale.
Complessivamente, i benefici misurati hanno prodotto un recupero economico totale annuo di circa 65000 euro.
Inoltre, il lavoro svolto insieme ha contribuito ad aumentare l’attenzione verso le esigenze dei clienti, sia interni che esterni all’organizzazione, e a sviluppare consapevolezza sui temi del miglioramento continuo e del problem solving in tutto il team.
In aggiunta, questo lavoro ha permesso a Marco — coinvolto sia nelle attività di formazione che sul processo, di sviluppare un particolare interesse per l’approccio Kaizen e di scoprire una sua particolare attitudine per il ruolo di change agent. L’azienda ha colto l’occasione per valorizzare questo talento finora inespresso assegnando a Marco un ruolo specifico, Responsabile organizzazione e processi, e disegnando per lui un progetto di crescita professionale.
Non solo: le persone coinvolte nelle attività hanno sviluppato un livello di competenza che ha permesso loro di proseguire in autonomia, grazie anche al supporto di Marco, le attività di miglioramento continuo.
Per il team di Onoblo è importante lavorare non per creare dipendenza, ma per rendere l’azienda quanto più autonoma nel minor tempo possibile. L’approccio Sprint Kaizen risulta molto efficace per raggiungere questo obiettivo proprio perché allena le persone, fa emergere i talenti (che possono quindi diventare champion), crea cultura, apertura al cambiamento e motivazione attraverso l’ampio coinvolgimento.
*FTE - Full Time Equivalent: esprime il numero di risorse a tempo pieno per svolgere una determinata attività su base annua (12 mesi di una risorsa a tempo pieno equivale a 1 FTE)